ProdukTYwnie #3 - Matryca Eisenhowera

Ustalanie priorytetów to jedno z najważniejszych zadań, które wykonujemy. I to nie tylko w pracy, ale też w życiu. Czasami trudno nam zapanować nad natłokiem spraw do realizacji. Staramy się upiec kilka pieczeni na jednym ogniu po czym okazuje się, że nic nie jest dosmażone do końca. Jak temu zaradzić? Z pomocą powinna przyjść matryca Eisenhowera.

Po co mi to?

Matryca będzie skutecznym narzędziem, jeśli masz długofalowe cele. Łatwo powiedzieć: „za dwa lata chcę awansować’, ale trudniej pokonać kolejne kroki na drodze do wykonania planu. Przede wszystkim musisz ustalić swoje priorytety. Wiesz, że na nowym stanowisku przyda Ci się znajomość języka obcego, więc dlaczego zapisujesz się na kolejny kurs tkania makatek? Zastanów się, jakie małe czynności mogą pomóc Ci w dojściu do punktu docelowego.

Jak to zrobić?

Podziel kartkę papieru na cztery części. Podpisz uzyskane kwadraty według poniższego wzoru. Górna część dzieli się na „pilne” i „niepilne”, a dolna na „ważne” i „nieważne”.

Teraz wpisz poszczególne czynności do każdej z części matrycy.

Zadania Pilne i Ważne

To czynności, które są dla nas najbardziej stresujące. Ciągle znajdują się gdzieś z „tyłu głowy”, bo od ich realizacji zależą inne zmienne. Najczęściej są to zadania z krótkim terminem realizacji. Mogą to być bieżące obowiązki, które wykonujemy każdego dnia. Przykładem jest rozpatrzenie reklamacji lub wykonanie innego zadania, którego realizacja jest określona przepisami prawa. Oczywiście do tej kategorii nie należą tylko obowiązki zawodowe. Możemy tutaj włączyć wszystkie sytuacje losowe, na przykład wizytę u weterynarza z chorym zwierzakiem.

Musimy zwrócić uwagę, żeby nie wrzucać tu zadań pilnych, ale nieważnych. Często mamy problem z rozróżnieniem tych dwóch typów.

Zadania Niepilne i Ważne

To powinna być Twoja NAJWAŻNIEJSZA ćwiartka. Tutaj wpisujemy wszystkie zadania strategiczne. Takie, które przybliżą Cię do realizacji celów i które powinny być potraktowane priorytetowo. To właśnie te czynności mają największy wpływ na Twoje życie. Paradoksalnie – zazwyczaj właśnie tę część najczęściej zaniedbujemy.

Prostym przykładem są cele kwartalne. Ile razy zdarzyło Ci się nie dopiąć jakiegoś celu postawionego przez przełożonego, bo ważniejsze okazało się przerzucanie milionem mejli w temacie, który nie do końca należał do Ciebie? Czas z tym skończyć i wykonywać przede wszystkim działania, które przybliżą Cię do sukcesu podczas rozmowy ewaluacyjnej.

Tutaj powinniśmy umieścić wszelkiego rodzaju małe kroki, które przybliżają do realizacji celów długofalowych. Może być to nauka języka obcego, regularne uprawianie sportu czy pisanie artykułów na bloga, żeby zbudować swoją markę osobistą.

Nie możemy zapominać o zadaniach związanych z naszym życiem osobistym. Wpiszmy tutaj zadbanie o swoje zdrowie czy relacje z bliskimi.

Zadania Pilne i Nieważne

Zadania z tej ćwiartki najczęściej mylimy z zadaniami Pilnymi i Ważnymi. Odhaczamy je na swoich check-listach i frustrujemy się, że ich wcale nie ubywa. Są to wszystkie „pierdołowate” zadania, które dajemy sobie wcisnąć.

Ile razy ktoś ze znajomych albo z pracy poprosił Cię o przysługę albo realizację zadania, które nie należało do Ciebie? Wystrzegaj się tego jak ognia. Zazwyczaj w tej kategorii znajdziemy zadania, które dla kogoś wydają się pilne, ale tak naprawdę wcale takie nie są. Mogą spokojnie „poleżakować” kilka dni, ale ktoś suszy Ci głowę, żeby zrealizować je już w tej chwili. Przykładem jest mnożenie spotkań w tym samym temacie tylko dlatego, że ktoś nie zrobił notatek podczas pierwszego z nich albo do projektu doszła nowa osoba. Znajdziemy tutaj wszystkie czynności, które ktoś może zrealizować samodzielnie, ale się nami wyręcza – na przykład znalezienie zakopanego mejla.

Zadania Niepilne i Nieważne

Są to wszelkiego rodzaju „zapychacze czasu”. Oczywiście nie wolno tutaj generalizować. Wypoczynek jest ważny. Każdy z nas ma ochotę przeczytać jakiś artykuł w Internecie, jednak problem zaczyna się wtedy, kiedy mija kilka godzin, a my czytamy o obyczajach pingwinów zamiast realizować ważny projekt.

Do tej kategorii najczęściej należy korzystanie z mediów społecznościowych czy pogawędki przy kawie, podczas których zdążymy wypić trzy kubki napoju. Są to też wszystkie pomysły innych osób, w które się angażujemy, ale do których zwyczajnie nie mamy serca i wypełniamy je tylko z poczucia obowiązku.

Po uporządkowaniu na papierze (i w głowie) naszych codziennych zadań będziemy mogli skupić się na realizacji celów. Z większą uważnością będziemy również wybierać zadania do „natychmiastowej” realizacji.

Źródła:

https://mariusztomaszewski.pl/blog/matryca-eisenhowera/

https://poradnikpracownika.pl/-matryca-eisenhowera-czy-moze-przydac-sie-w-pracy

https://udowodnijsobie.pl/2020/08/22/matryca-eisenhowera-co-to-jest/