ProdukTYwnie #1 - lista 5/10/15

Codziennie ten sam schemat. Planujemy milion zadań, a pod koniec dnia zdajemy sobie sprawę, że udało nam się zrealizować 1/3 z nich i tak naprawdę nie wiemy, na czym zmarnowaliśmy tyle godzin. Jak sobie z tym poradzić? Wdrażając rozwiązania, które pomogą nam lepiej gospodarować czasem.

Obecne – już praktycznie w pełni scyfryzowane – życie, prawie na pewno nie pomaga w uciekaniu od takich rozpraszaczy jak social media czy „zobaczę jeszcze tylko jednego mema”. Jak zarządzać sobą w czasie, żeby po upływie 8 godzin w pracy nie frustrować się, że kolejny dzień uciekł przez palce? Nie znam odpowiedzi, która zadowoli każdego. Jest tyle technik i metod planowania, że każdy musi dopasować je do siebie i swojego stylu życia. Chciałabym jednak zwrócić uwagę na jedną z moich ulubionych: listę 5/10/15 (a czasami i 30). Narzędzie jest idealne dla wszystkich zabieganych osób: rodziców małych dzieci, studentów, społeczników i dla każdego kto czuje, że ma problem z organizacją czasu.

Jak działa technika 5/10/15?

Wystarczy podzielić kartkę papieru na 3 albo 4 kolumny. Nad każdą z nich wpisujemy jakiś zakres: 5, 10, 15 (w moim przypadku jeszcze 30) minut. Każdy z nas na pewno ma takie „przestoje” podczas pracy czy pozazawodowych obowiązków. Na przykład, kończymy jedno spotkanie, za 10 minut mamy kolejne i myślimy, że i tak nic już nie zdążymy zrobić, więc nawet nie próbujemy. Takich „okienek” może nam się zebrać całkiem sporo w ciągu dnia. Warto wypisać nasze najczęściej wykonywane czynności i zastanowić się, ile czasu zajmuje ich wykonanie. Możemy też jedną czynność podzielić na mniejsze zadania  – nie musimy przecież robić wszystkiego w jednej chwili.

Wróćmy do naszej kartki papieru. W każdej z kolumn wypisz czynności, których wykonanie zajmuje daną jednostkę czasu. Dla przykładu: - 5 minut – odpisanie na zaległego mejla, - 10 minut – przygotowanie agendy na spotkanie, - 15 minut -  rozpoczęcie badania rynku, - 30 minut – przygotowanie krótkiego raportu. Lista pomoże Ci nie tylko zagospodarować czas w pracy. Z łatwością znajdziesz analogiczne przykłady w domowym życiu: - 5 minut – nauka kilku słówek w języku obcym, - 10 minut – wypełnienie formularza zwrotu, - 15 minut – krótki trening, - 30 minut – wyjście z psem na spacer.

Dużą zaletą tej listy jest to, że pozwala uporządkować myśli. Biorąc pod uwagę szereg decyzji, które musimy podejmować w ciągu dnia – warto dać sobie pomóc. Kiedy wiemy, jak wykorzystać zesłane nam od losu dodatkowe 10 minut, bo skończyliśmy wcześniej spotkanie – wystarczy, że spojrzymy na swoją listę. To będzie jak objawienie. Wybierzemy po prostu zadanie, które możemy zrealizować w tym czasie i… do dzieła!

Od Ciebie zależy, czy chcesz zrobić dwie osobne listy: jedną do zadań w pracy, a drugą do Twojego domowego planowania; czy też pomieszać czynności na wspólnej liście. Osobiście wolę ten drugi sposób, ale każdy powinien przetestować te rozwiązania na sobie.

Oczywiście, ta metoda ma swoje wady. Wykonywanie takich małych zadań podczas dłuższych czynności może rozpraszać i „wybijać z rytmu”. Dlatego bardziej polecam stosowanie listy 5/10/15 do mniej wymagających czynności. Większe zadania warto włożyć w dłuższe bloki czasu albo podzielić je na krótsze działania.

A Tobie na co najczęściej brakuje czasu? Spróbuj wpleść tę czynność w swoją codzienną listę i sprawdź, czy metoda 5/10/15 zadziała!